BLOG | Gebruik de 5 "W's" als basis voor jouw evenement

De 5 "W's" zijn onontbeerlijk om een evenement vanaf het begin goed te organiseren, met een duidelijk doel voor ogen. 

Benieuwd waarvoor elke "W" staat?

1. Waarom?

Welk is het doel van het evenement? Wat wens je met het evenement te bereiken? 

Er zijn verschillende objectieven:

- informeren, kennis- of informatie overdracht

- bedanken, belonen, stimuleren

- vieren, celebreren

- motiveren, enthousiasmeren

- verkoop, winst genereren

- ...

2. Wat?

Op basis van het doel van het evenement, wordt het type of aard van evenement bepaald, dit kan gaan van een meeting, conferentie, teambuilding, seminarie, workshop, party, beurs, product presentatie, open-deur,symposium, kick-off, incentive-reis, een Awards uitreiking, ..

Het spreekt voor zich dat een teambuilding activiteit een andere inhoud en opzet vraagt dan de organisatie van een beurs of een conferentie. Eens het type evenement is gedefinieerd, kan worden gezocht naar een geschikte locatie.

3. Wie?

Wie is jouw doelgroep? Wie wordt uitgenodigd op dit evenement?

Indien mensen via een (persoonlijke) uitnodiging zich kunnen registreren op het evenement, dan spreekt men over een privé of besloten evenement, bijvoorbeeld een personeelsfeest. Enkel de werknemers en eventueel hun partner mogen het evenement bijwonen.

In het geval dat 'iedereen' zich kan inschrijven op het evenement, dan gaat het over een publiek of open evenement. Bijvoorbeeld een conferentie rond digitale marketing waar je via de website jouw toegangsticket koopt en zo het evenement bijwoont. Jong, oud, marketing verantwoordelijke of niet, iedereen is welkom.

4. Waar?

Op basis van het type evenement, wordt de locatie bepaald. In eerste instantie wordt nagedacht rond de regio om dan verder te verfijnen. Er zijn verschillende factoren die de locatie bepalen: capaciteit (hoeveel vergaderzalen zijn er, welke is de maximum capaciteit, ..), faciliteiten (bereikbaarheid, parking, apparatuur, catering, ...). Dit kan gaan van hotels, expohallen, kasteel, congreszalen, bioscoop, hoeve, schip, watertoren, oud ziekenhuis, historisch gebouw, gevangenis, park, .. We kunnen het zo gek niet bedenken! 

5. Wanneer?

Ga na welke beurzen en evenementen er rond die regio worden georganiseerd en waar. Er is een uitgebreid aanbod van evenementen, vandaar de datum nauwkeurig bepalen is van cruciaal belang. Prik de datum niet te kortdags in, een evenement organiseren vraagt immers tijd!

Vragen?

Advies?

Stuur me gerust een berichtje, ik help je graag verder!







BLOG | Gebruik de 5

Meer items

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

{{ newsletter_message }}

x

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x