BLOG | De 7 meest gemaakte FOUTEN van KMO’s bij de organisatie van events

10 jaar geleden werd me gevraagd om te helpen bij de organisatie van een evenement in het bedrijf waar ik voor werkte. Op korte termijn een geschikte locatie vinden, de juiste cateringpartner zoeken, audio-visueel materiaal reserveren, een programma samenstellen,..

Mijn hart maakt nog steeds een sprong van vreugde om al deze puzzelstukjes samen te brengen tot één geheel. Na de opleiding Business Event Management, heb ik beslist om mijn zaak in evenementen & social media te starten. Want ik geloof dat online en offline communicatie hand in hand met elkaar gaan.

Ik merk dat ondernemers / KMO's (MKB voor de Nederlandse lezers) me laten weten dat ze, of niet over TIJD beschikken, of geen KENNIS hebben of niet weten HOE ze starten met de organisatie van hun event.

Deze zijn de 7 meest gemaakte fouten:

MEEST GEMAAKTE FOUT 1: Te laat beginnen met de planning. Er wordt te weinig stil gestaan hoeveel tijd de organisatie van een evenement in beslag neemt. De juiste leveranciers vinden, offertes opvragen en vergelijken, een concept bedenken voor je evenement, op tijd communiceren rond je evenement, je doelgroep uitnodigen, ... Er komt zovéél details, communicatie, afstemming bij de organisatie van een event kijken, en dat zorgt voor de nodige stress. Ook leveranciers hebben hun tijd nodig om hun grondstoffen en materiaal te bestellen met de bijkomende leveringstermijn. En vind nog maar beschikbaarheid van jouw geschikte locatie tijdens een piekperiode. It's all about Planning!

MEEST GEMAAKTE FOUT 2: Niet nadenken over het doel van jouw evenement. ‘We gaan een feestje organiseren’, Joepie! en toch blijft het heel vaag.  Wat is precies het doelvan je evenement? Een evenement organiseren is een investering en dan wil je er graag het beste uit halen. Wat wil je doen: informeren van klanten, leveranciers, personeelsleden, publiek? Of eerder motiveren van je collega's? Of bedanken? Op basis van het doel wordt het type evenement gedefinieerd en is het duidelijk hoe het evenement verder kan worden ingevuld. It's about the Why! 

MEEST GEMAAKTE FOUT 3: Details over het hoofd zien. Door een gebrek aan tijd en kennis vergeet je details. Is er een presentatie? Zijn er gasten met een voedselintolerantie? Is de locatie bereikbaar met openbaar vervoer? Is er voldoende sanitair? Heb je een geschenkje voor de deelnemers? Voldoet de locatie écht aan al je criteria en aan het doel van je evenement. Waar is de electriciteitsaansluiting? Is er een back-up alternatief? Het zijn nét die details die het verschil maken. Details matter!

MEEST GEMAAKTE FOUT 4: Geen overzicht houden. Bij de organisatie van een evenement komen heel wat stakeholders, leveranciers, deadlines, communicaties, afstemming bij kijken. Een evenement organiseren is project management. Welke leverancier dient op de hoogte gebracht te worden van de andere leverancier? Een evenement komt meestal nog even ‘zomaar’ bij, naast jouw dagdagelijkse taken en kernactiviteiten en is een vorm van multitasking op verschillende niveau's. Details zijn belangrijk, het helikopteroverzicht ook. Keep the general overview! 

MEEST GEMAAKTE FOUT 5: Geen netwerk van leveranciers en contacten. Wie is de beste leverancier op vlak van audio-visueel materiaal? Wie kan voor gepersonaliseerde originele relatiegeschenken zorgen? Welke locatie is het meest geschikt voor jouw bepaald evenement? Welke leverancier kan voor WOW entertainment zorgen? Event management is een specialisatie in een ons-kent-ons sector. 

MEEST GEMAAKTE FOUT 6: Geen kennis over de waarde van diensten. Wat is een bepaalde dienst ‘waard’? Welke zijn de gangbare tarieven in de sector? Vraag verschillende offerten op en leg ze naast elkaar. Vergelijk dezelfde diensten met elkaar en check waar het verschil ligt. Hoeveel personeel is voorzien? Is een technieker inclusief of komt dit nog extra bij? Is een transportvergoeding al ingerekend? Wat is het tarief bij extra overuren? Is de leverancier verzekerd (bv voor overmacht)? Check, vergelijk, bel, vraag door, spreek af met de leverancier(s) ter plaatse en bevestig.

MEEST GEMAAKTE FOUT 7: Online communicatie vergeten te integreren. De communicatie, imago en branding dienen op elkaar afgestemd te zijn, online en offline (bijvoorbeeld ook drukwerk, uitnodiging per post, ..). Via Facebook heb je de mogelijkheid om een evenement aan te maken en zo over je evenement te gaan communiceren. Je kan hierbij kiezen of het om een open of gesloten/privé evenement gaat. Via LinkedIn en Twitter kan je over je evenement, bijvoorbeeld een congres of beurs communiceren. Zowel voor het evenement als tijdens en na het evenement. Stel een online communicatieplan op. Creëer hiervoor een specifieke # (hashtag) en vraag aan je deelnemers om deze # te gebruiken. Pas dezelfde tone of voice toe in al jouw communicaties, zowel online als offline.

* * * * * * * * * *

Korte samenvatting van de meest gemaakte fouten:

  1. Te laat beginnen met de planning
  2. Niet nadenken over het doel van het evenement
  3. Details over het hoofd zien
  4. Geen overzicht houden
  5. Geen netwerk van leveranciers
  6. Geen kennis rond de waarde van diensten
  7. Online communicatie niet integreren

* * * * * * * * * *

Deze lijst van meest gemaakte fouten is alvast een greep van wat ik rondom mij zie en hoor. 

Welke (onbewust) meest gemaakte fouten ervaar jij bij de organisatie van een evenement als ondernemer?

Mijn advies is om daadwerkelijk stil te staan bij jouw evenement. Een event is een investering in tijd, geld en energie en ik vind het prioritair dat al deze factoren op een efficiënte en effectieve manier worden ingezet.

* * * * * * * * * *

Together Strong. Ik geloof heel sterk in het principe van GEVEN. 

En om jou te bedanken voor het lezen van deze blog, beloon ik je graag met een E-BOOK (ter waarde van € 199,00). >> Vraag deze hier gratis aan.

Hartelijk dank voor jouw tijd en met plezier kijk ik uit naar jouw reactie.

Sprankelende groetjes,

BLOG | De 7 meest gemaakte FOUTEN van KMO’s bij de organisatie van events

Meer items

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

{{ newsletter_message }}

x

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x