BLOG | 7 TIPS om je bedrijfsevenement te plannen

Te laat beginnen met de planning is één van de meest gemaakte fouten.

Als er plots hét idee opduikt "we gaan een event organiseren" maar niet wordt stil gestaan bij het feit hoevéél tijd en inspanning dit vraagt, dan zorgt dit in de meeste gevallen voor stress en last-minute zorgen.

Hoe begin je er aan... om al die puzzelstukjes samen te brengen?

Tijd is een essentiële factor, dat meestal onderschat wordt, bij de organisatie van een evenement.

Afhankelijk van de grootte en complexiteit van je evenement, geef ik je graag enkele tips.

7 PLANNING TIPS om je event als KMO/MKB te organiseren:

✔ TIP 1: Plannen op basis van het type & complexiteit van je event. Er zijn geen algemene richtlijnen over hoeveel maanden je op voorhand dient in te plannen. Wel spreekt het voor zich dat er voor zéér grote (internationale) events (zoals een congres of een beurs) of bij een complexe productie op maat, andere plannings worden gehanteerd. Dan wordt er 1 à 2 jaar op voorhand reeds de locatie gereserveerd, alsook populaire sprekers en artiesten. Zeker wanneer de geplande datum in een piekperiode valt (bijvoorbeeld in de maand mei). Voor een wederkerend personeelsfeest is 3 maand voldoende. Een groter feest zoals bijvoorbeeld een 75-jarig jubileum, zal meer tijd nodig zijn, pakweg 6 maand à 1 jaar op voorhand. 

Hoe eerder je start met de voorbereiding, hoe meer keuze & beschikbaarheid van locaties, hoe meer flexibiliteit van leveranciers en hoe voordeliger de tarieven.

✔ TIP 2: Stel jouw organisatie team samen. Wie neemt welke rol op? Wie is verantwoordelijk voor wat? Wie stemt met wie af? Een organisatie team of enkele mensen die als aanspreekpunt fungeren en verdere acties opvolgen in het evenement, zijn onontbeerlijk. Organiseer op regelmatige basis meetings om te brainstormen, om problemen op te lossen, om verder af te stemmen en om de volgende acties (met deadline) te bepalen. Iedereen dient met de neuzen in dezelfde richting te staan, zodat ieder teamlid perfect weet en begrijpt waarom het evenement wordt georganiseerd, welke doelen bepaald zijn en iedereen gemotiveerd aan de slag gaat. 

De kwaliteit van het organisatieteam bepaalt het succes van jouw evenement.

✔ TIP 3: Stel een actielijst / event project planning op. Een evenement organiseren is project management. Bepaal helder de doelen, de deadlines en gekoppelde acties en taken.

Tot wanneer geldt een optie van een locatie? Wanneer wordt deze bezocht? Welke veiligheidsdocumenten dienen ingevuld te worden? Hoeveel hostessen dienen voorzien te worden? Hoeveel opbouwtijd heeft een leverancier nodig? Welke zijn de afmetingen van een vrachtwagen en kan deze in de locatie binnen rijden? Welke verzekeringen dienen in orde gebracht te worden? Welke zijn de annulatievoorwaarden? Wanneer wordt de uitnodiging uitgestuurd? Hoe worden antwoorden opgevolgd? Wie is hiervoor aanspreekpunt? Wie volgt het budget nauwgelet op? Welke administratie komt er allemaal bij kijken?

Ieder teamlid dient welbepaalde taken op te volgen en af te stemmen met de andere teamleden. 

Event Project Planning is een continu proces: to do's bijhouden, taken uitvoeren, opvolgen van allerhande acties, bijsturen & budget, communicatie en de planning up-to-date houden.

✔ TIP 4: Compileer een gemotiveerd event team. Op de dag van het event wil je professionele, goed opgeleide, gemotiveerde, georganiseerde en communicatieve positieve mensen inzetten. Ga na welke taken er op die dag zijn, hoeveel personeel heb je precies nodig? Zijn er bepaalde, specifieke vaardigheden? Stel een duidelijke briefing op met de nodige voorwaarden. Wie staat er aan het onthaal? Wie kan een team leiden? Wie heeft mankracht en sleurt liever met materiaal? 

Zet de juiste persoon op de juiste plaats.

✔ TIP 5: Werk samen met professionele leveranciers. Een evenement is eigenlijk samenbundelen van krachten van verschillende partijen. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van je event, worden heel wat stakeholders betrokken: de cateraar, de audio-visuele partner, een hostessen agentschap, een fotograaf, een decorator, een leverancier van meubilair,  een bewakingsagentschap, transportbedrijven, drukwerk, eerste hulp, … Kies met zorg je leveranciers uit. Regelmatig afstemmen, bellen, checken, samen op locatie gaan om concrete een aantal punten te bespreken, is zo belangrijk. Betrek je leveranciers helemaal bij de organisatie van je event, zo creëer je bijkomende ideeën, een synergie. Iedere leverancier heeft namelijk zijn/haar specialisatie en kan iets waardevols aan kennis en suggesties bijbrengen. Pik professionele leveranciers met ervaring en de nodige know-how om bij te dragen aan jouw succesvol event. 

It’s all about Teamwork.

✔ TIP 6: Jouw bijbel op de dag van het evenement: het draaiboek. De puzzel valt hier samen. De actielijst wordt omgezet in een draaiboek. Een draaiboek is een chronologische opsomming, waarin elk detail beschreven staat wat er gebeurt, welke middelen daarvoor nodig zijn en wie welke taken heeft, van opbouw tot afbouw van het evenement. Het draaiboek dient als leidraad en checklist in de laatste voorbereidingsfase. Iedere betrokkene, intern of extern, die een bijdrage levert aan het evenement, beschikt over een exemplaar.

Het draaiboek bevat àlle details, informatie, contactgegevens.

✔ TIP 7: Volg het budget op. Een evenement is een investering. Wat wil je met je event gaan bereiken? Welke doelen heb je vooropgesteld? En welk beschikbaar budget wil je aan je evenement besteden? Je kan uitgaan van een budget per persoon of een totaalbudget, ongeacht het aantal personen dat zal deelnemen. Weet dat er een verschil kan ontstaan als het werkelijk aantal personen aanzienlijk hoger of lager ligt. Bepaal ook of het budget inclusief of exclusief BTW is. Houd een budget planning bij en houd rekening bij de berekening van je budget met onvoorziene kosten.  

Bepaal op voorhand het budget.

* * * * * * * * * *

Korte samenvatting van deze 7 tips:

1. De voorbereidingstijd is afhankelijk van het type & complexiteit van je event

2. Stel jouw organisatieteam samen

3. Stel een actielijst/event project planning op

4. Compileer een gemotiveerd event team 

5. Werk samen met professionele leveranciers

6. Jouw bijbel op de dag van het evenement: het draaiboek

7. Volg het budget op

* * * * * * * * * *

Ga op een gestructureerde, overzichtelijke manier aan de slag te gaan. Communicatie is de sleutel om afgestemd te blijven. 

Werk op een constructieve, positieve manier samen.

* * * * * * * * * *

Together Strong. Ik geloof heel sterk in het principe van GEVEN. Om ieder van je te bedanken  om deze blog te lezen, beloon ik je graag met een Voorbeeld DRAAIBOEK (ter waarde van € 49,00). >> Vraag deze hier gratis aan.

Hartelijk dank voor jouw tijd, met plezier kijk ik uit naar jouw reactie.

* * * * * * * * * *

Jouw boodschap, LIVE & online, sprankelend communiceren.

* * * * * * * * * *

Sprankelende groetjes,

Geraldine

BLOG | 7 TIPS om je bedrijfsevenement te plannen

Meer items

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

{{ newsletter_message }}

x

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x