BLOG | 7 elementen uit project management die aansluiten bij event management

Okay, de kogel is door de kerk. "We gaan een evenement organiseren". Check.

Hoe begin je er aan?

Event management is grotendeels project management. Maar niet helemaal. Event management is een people business en vraagt zeer uiteenlopende kennis, expertise, ervaring en vaardigheden. Een personeelsfeest of een beursdeelname organiseren, een concert op touw zetten, een product lancering, .. Het zijn verschillende type events waarvan de aanpak enigszins verschillend is.

Project management kan als een leidraad dienen wat betreft het bepalen van doelen, mijlpalen, een team samenstellen. Evenementen organiseren vraagt specifieke kennis & vaardigheden, flexibiliteit en ervaring.

Ik vergelijk een evenement als één grote puzzel. Heel wat onderdelen, puzzelstukjes, moeten bij de organisatie van een event perfect in elkaar passen, gaande van pre-evenementiële taken tot post-evenementiële opvolging, het creëeren van originele concepten, het inplannen van een vlotte productie, het regelen van een efficiënte en praktische organisatie, en last but not least, helder blijven communiceren, … 

Mijn hart maakt een sprong van vreugde om al deze puzzelstukjes samen te brengen tot één groot geheel. Na de opleiding Business Event Management, heb ik beslist om mijn zaak in evenementen & social media te starten. Want ik geloof dat online en live communicatie hand in hand gaan.

* * * * * * * * * *

Een evenement heeft een deadline. 

Er is namelijk maar één kans om een blijvende, onvergetelijke indruk na te laten. 

* * * * * * * * * *

Lees hieronder de 7 overeenkomstige elementen in project- en event management:

✓ ELEMENT 1: Initiatiefase. 

De initiatiefase is het begin van het project. In deze fase wordt een idee voor een project nader onderzocht en uitgewerkt. Doel van deze fase is te onderzoeken of het project wel haalbaar is. Verder wordt er gekeken wie het project zou kunnen uitvoeren, welke partij(en) betrokken zouden moeten zijn bij het project en of er voldoende draagvlak is voor het project (bij betrokkenen).

Een projectvoorstel wordt opgesteld. En ook op financieel vlak wordt het budget geraamd en goedgekeurd.

Het idee om een evenement te organiseren en te brainstormen rond allerlei ideeën, valt binnen deze fase. Met als doel een antwoord te kunnen formuleren op de vragen van ‘waarom dit event organiseren?’, ‘is het haalbaar?’, ‘wie zijn de eventuele partners in dit project?’, 

Hier wordt ook een eerste kostenraming opgemaakt.  En een eventuele presentatie voor de opdrachtgever wordt voorbereid.

✓ ELEMENT 2: Bepaling van doelen.

Zowel bij projecten als bij evenementen wordt een doel bepaald.

Er is een reden om met een project aan te vangen of een evenement te organiseren. De ‘Why’ dient helder en duidelijk geformuleerd te worden en op basis hiervan worden de verdere pijlers geïnstalleerd.

Photo by rawpixel.com from Pexels

✓ ELEMENT 3: Planning.

Een projectplan wordt opgesteld en goedgekeurd. In deze fase worden de eisen en wensen die aan een projectresultaat gesteld worden zo goed en compleet mogelijk bepaald. 

Bij een evenement, gaat men dieper in op de details van het evenement en wordt een (retro-) planning opgesteld. 

Heel wat afspraken, randvoorwaarden, eisen worden in deze fase bepaald zodat het voor alle partijen duidelijk is waar men naartoe gaat. 

✓ ELEMENT 4: Rollen verdelen.

Zoals er bij project management rollen worden verdeeld, wordt er bij event management ook bepaald wie welke taak of activiteit zal opvolgen. Wie zorgt voor het communicatie gedeelte? Wie is het aanspreekpunt voor sprekers? Wie zal met de technische partner continu afstemmen?

Specifieke vaardigheden en kennis worden gedefinieerd per rol.

Zet dus de juiste persoon op de juiste plaats.

✓ ELEMENT 5: Mijlpalen.

Bij project management worden belangrijke mijlpalen afgesproken en bepaald.

Bij event management zijn er ook mijlpalen. Ook al is het een sector waar heel wat flexibiliteit vereist is en last-minute wordt beslist. Toch zijn er bepaalde zaken die vanaf een bepaald moment niet meer gewijzigd kunnen worden. Omdat er rekening dient te worden gehouden met de andere stakeholders en samenwerkingen alsook de tijd van productie (& eventuele levering en opbouw), bijvoorbeeld drukwerk of een ontwerp van een 3D-video mapping.

Photo by rawpixel.com from Pexels

✓ ELEMENT 6: Communicatie.

Communicatie is de sleutel zodat iedere partij, iedere betrokkene, iedere persoon, op elkaar afgestemd blijft.

Op regelmatige basis een meeting inplannen om de laatste stand van zaken te bespreken en om knopen door te hakken. Om te bespreken welke de voor- of nadelen zijn van een bepaalde keuze, om nieuwe ideeën of wendingen te bespreken. Om expertise en informatie in te winnen van speciale diensten zoals bijvoorbeeld een preventie-adviseur of van de brandweer.

Plan deze meetings reeds op voorhand in en vind een systeem om efficiënt informatie of updates uit te wisselen. 

✓ ELEMENT 7: De oplevering.

Zowel bij projecten als bij een evenement is er een deadline, met name D-DAY, de dag van de volledige realisatie, oplevering of het evenement zelf.

Photo by Wendy Wei from Pexels

* * * * * * * * * *

Korte samenvatting van deze 7 elementen die overeenkomen in project- & event management:

1. Initiatiefase

2. Bepaling van doelen

3. Planning

4. Rollen verdelen

5. Mijlpalen

6. Communicatie

7. De oplevering

* * * * * * * * * *

Together Strong. Ik geloof heel sterk in het principe van GEVEN. Om ieder van je te bedanken voor je reactie, beloon ik je graag met een E-BOOK (ter waarde van € 249,00). >> Vraag deze hier gratis aan.

Hartelijk dank voor jouw tijd! Met plezier kijk ik uit naar jouw reactie.

Deel gerust deze blog! Dat waardeer ik enorm.

Jouw boodschap, online & offline, sprankelend ✨ communiceren.

Met sprankelende groetjes,

BLOG | 7 elementen uit project management die aansluiten bij event management

Meer items

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

{{ newsletter_message }}

x

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x