BLOG | 7 details om geen enkel detail bij event organisatie over het hoofd te zien

Het is druk. Tussen de dagdagelijkse taken nog even een evenement organiseren. Dat gebeurt meermaals, onbewust soms. Te laat. Niet helemaal doordacht. Er wordt soms vergeten hoeveel details bij de organisatie van een evenement komen kijken.

Ik vergelijk een evenement als één grote puzzel. Heel wat onderdelen, puzzelstukjes, moeten bij de organisatie van een event perfect in elkaar passen, gaande van pre-evenementiële taken tot post-evenementiële opvolging, het creëeren van originele concepten, het inplannen van een vlotte productie, het regelen van een efficiënte en praktische organisatie, en last but not least, helder blijven communiceren, … 

Mijn hart maakt een sprong van vreugde om al deze puzzelstukjes samen te brengen tot één groot geheel. Na de opleiding Business Event Management, heb ik beslist om mijn zaak in evenementen & social media te starten. Want ik geloof dat online en live communicatie hand in hand gaan.

* * * * * * * * * *

Een evenement is een unieke gebeurtenis en je hebt maar één kans om een top evenement neer te zetten… Om een blijvende, onvergetelijke indruk na te laten. 

* * * * * * * * * *

Ik deel daarom graag enkele tips met je, om geen details over het hoofd te zien:

✓ TIP 1: Stel een retro-planning op. De planning & organisatie dient op voorhand zo minutieus mogelijk uitgetekend te worden, samen met de taken en to do’s per onderdeel. Een retroplanning is een planning van A tot Z. 

De gedetailleerde planning van de opbouw, het verloop van het evenement zelf en de afbouw worden opgenomen in het draaiboek.

Voorbeeld van een retro-planning:

Voorbeeld & Copyright van e-EventToolbox (Artevelde Hogeschool). Lees meer: https://e-eventtoolbox.webnode.nl/e-planning/event-planning-concepten/retroplanning-voorbeelden/

Event management is project management.

✓ TIP 2: Visualiseer het evenement. Stel je in de plaats van de bezoeker. Vanaf het moment dat de gasten toekomen. Wat zien ze? Hoe is de locatie bereikbaar? Is er een ruime parking vlakbij de locatie? Is er een steward of signalisatie voorzien om de gasten te begeleiden naar de ingang van de locatie? Welke verlichting wordt er outdoor voorzien? Waar bevindt zich de welkomstbalie? Hoe gebeurt de registratie? Is er een vestiaire? Waar zijn de toiletten? Het hele verloop van het evenement tot in ieder detail opnemen, gaande van geluid, licht, flow, catering, animatie, ..

Visualiseren brengt je denkproces op gang en geeft verdieping in details. 

✓ TIP 3: Houd actielijsten / draaiboeken van een voorgaand evenement bij. Zo heb je alvast een houvast en dien je niet steeds van nul te beginnen.

It’s about efficient planning.

✓ TIP 4: Vraag advies aan je leveranciers. Als je met professionele, ervaren leveranciers samenwerkt, durf hen dan heel nauw te betrekken bij de organisatie van je evenement. Vraag bijvoorbeeld aan de event manager van de locatie wat ze in het verleden reeds hebben gedaan en met welke (huis)leveranciers zij werken. Durf leveranciers om oprechte feedback te vragen. Hun advies kan je namelijk verder helpen in de verdere organisatie of zelfs andere mogelijkheden, opties creëren. Betrek ze bij de planning van je event zodat de communicatie afgestemd blijft. 

Evenementen organiseren gaat om teamwork.

✓ TIP 5: Lees literatuur. Er zijn heel wat boeken rond Event Management te vinden. Ook online zijn heel wat interessante bronnen beschikbaar. Literatuur biedt je alvast een goede leidraad.

Een greep uit de literatuurlijst (Nederlands & Engels): 

  • Basisboek eventmanagement - Gabrielle Kuiper
  • Event Driven Marketing - Egbert Jan van Bel, Ed Sander, Ruud Verduin
  • Eventplanner - Kevin Van der Straeten
  • Het event als strategisch marketinginstrument - Dorothé Gerritsen
  • Holy Trinity events - Peter Decuypere
  • How to deliver outstanding corporate events - Chris Powell
  • Key Concepts in Event Management - Bernadette Quinn
  • Meeting Architecture, a manifesto - Maarten Vanneste
  • Secrets of Effective Meetings & Events - Steve Dewit
  • Sustainable Event Management - Meegan Jones
  • The Business of Event Planning: Behind-the-Scenes Secrets of Success Special Events - Judie Allen
  • We love events - Peter Decuypere
  • Zakelijke en publieksevenementen - Lenny Kaarsgaren
  • Zo organiseer je een event - Marco Gerritsma, Roel Grit

Event management gaat over ervaring, kennis, juiste vaardigheden & persoonlijke kwaliteiten.

✓ TIP 6: Evaluatie van de geleerde lessen. Heb je in het verleden reeds evenementen georganiseerd? Werd nadien een evaluatie gedaan? Wat verliep er vlot en wat ging minder goed? Door fouten te maken, leer je. Lijst deze geleerde lessen op en houd het ergens centraal bij, zodat dezelfde fouten niet meer worden gemaakt.

Ieder evenement is verschillend en elke keer leer je bij.

✓ TIP 7: Schakel een Event Coach in. Schakel een event coach in die je vanaf de zijlijn begeleidt van A tot Z. Een event coach kan leveranciers aanbevelen, geeft aan welke de volgende stappen zijn, kan in een brainstorm betrokken worden, geeft advies rond allerlei typische evenementiële topics zoals budget, inkleding, entertainment, type event, …

Een event coach geeft je gemoedsrust.

* * * * * * * * * *

Korte samenvatting van deze 7 tips:

1. Stel een retro-planning op

2. Visualiseer het evenement

3. Houd actielijsten, plannings, draaiboeken bij van voorgaande events

4. Vraag advies aan je leveranciers

5. Lees blogs, literatuur

6. Evaluatie van de geleerde lessen

7. Schakel een event coach in 

* * * * * * * * * *

Foto van Siim Lukka - Unsplash

* * * * * * * * * *

Together Strong. Ik geloof heel sterk in het principe van GEVEN. Om ieder van je te bedanken voor je reactie, beloon ik je graag met een E-BOOK (ter waarde van € 249,00). >> Vraag deze hier gratis aan.

Hartelijk dank voor jouw tijd! Met plezier kijk ik uit naar jouw reactie.

Deel gerust deze blog. Dat waardeer ik enorm! Ik kijk er naar uit om je snel te ontmoeten. Let's connect!

Jouw boodschap, online & offline, sprankelend ✨ communiceren.

Met sprankelende groetjes,

BLOG | 7 details om geen enkel detail bij event organisatie over het hoofd te zien

Meer items

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

{{ newsletter_message }}

x

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x