BLOG | 5 Tips om de juiste eventleverancier(s) te vinden

Hoe vind je de juiste event leveranciers & partners?

Als je als management assistent of eventplanner in een bedrijf of KMO/MKB werkt en af en toe een evenement in mekaar mag steken, dan kunnen er heel wat vragen naar boven komen.

Er is het concept, maar waar vind je nu de juiste leveranciers van catering? Een locatie? Een live band? Een fotograaf? Een presentator? Een audio-visuele partner? Entertainment? Hostessen? …

In elke sector is er een ‘ons-kent-ons’ wereldje. Maar als je niet vaak een evenement organiseert, kan het een heuse zoektocht zijn. Want... er zijn heel wat spelers op de markt. Wie kies je? Wie is nu écht een expert in zijn/haar vakgebied?

Welke cateraar kies je? En zijn die hapjes echt wel zo lekker als ze worden voorgesteld op de website?

Een evenement organiseren gaat om teamwork, ik vergelijk een evenement als één grote puzzel. Heel wat onderdelen, puzzelstukjes, moeten bij de organisatie van een event perfect in elkaar passen, gaande van pre-evenementiële taken tot post-evenementiële opvolging, het creëren van originele concepten, het inplannen van een vlotte productie, het regelen van een efficiënte en praktische organisatie, en last but not least, helder blijven communiceren, … 

Mijn hart maakt een sprong van vreugde om al deze puzzelstukjes samen te brengen tot één groot geheel. Na de opleiding Business Event Management, heb ik beslist om mijn zaak in evenementen & social media te starten. Want ik geloof dat online en live communicatie hand in hand gaan.

* * * * * * * * * *

In elke sector heb je een ‘ons kent ons’ netwerk. 

In de evenementenwereld is dat niet anders.

* * * * * * * * * *

Hoe ga je nu de juiste event-leveranciers vinden? Ik deel graag 5 tips met jullie:

✓ TIP 1: Zoek online. 

Zoek online op trefwoorden en bekijk de resultaten. Combineer verschillende zoektermen en gebruik ook synoniemen. Welke leveranciers komen steeds terug?

Professionele leveranciers die online gevonden willen worden, zullen de juiste kernwoorden (SEO) in hun website en online marketing geïntegreerd hebben én ze beschikken meestal over een website.

Bieden deze leveranciers hun diensten ook aan in jouw regio?

Check gerelateerde zoekmachines in de event-sector:

- www.eventonline.be

- www.eventplanner.be

- www.events.nl

- http://rendevenement.pmg.be/nl/home

- www.eventbranche.nl

Photo by Crew on Unsplash

✓ TIP 2: Vraag een offerte aan.

Heb je een goed gevoel bij bepaalde zoekresultaten?

Vraag een offerte aan bij een aantal leveranciers, niet alleen om prijzen te vergelijken, maar ook om de snelheid van beantwoorden op jouw offerte-aanvraag, de tijdsspanne van een offerte opmaak, en de follow-up van jouw aanvraag te analyseren.

Wordt er nog nagebeld?

Is er een professionele dienstverlening?

Daarnaast kan je de prijzen naast mekaar leggen, maar vergelijk appels met appels. 

Bij prijsverschillen, ga in detail na vanwaar het verschil komt. Heeft dit te maken met transportkosten? Heeft het te maken met minder/meer personeel dat wordt ingeschakeld?

Vraag door.

✓ TIP 3: Schakel een Conventie Bureau in.

Organiseer je een evenement van formaat, zoals een congres, in een grote stad?

Informeer bij het Conventie Bureau (afgekort ‘CVB’) welke leveranciers in hun netwerk zijn opgenomen. Ze helpen je, kosteloos, in je zoektocht naar de juiste contacten en locaties voor jouw volgende vergadering of associatie congres.

De Conventie Bureaus vind je trouwens wereldwijd, zij promoten hun stad als ideale bestemming (city marketing/destination marketing).

In België:

  • Antwerp Convention Bureau
  • Brabant Wallon Convention Bureau - BWCB
  • Visit Brussel
  • Kortrijk Convention Bureau
  • Meet in Gent & East-Flanders Convention Bureau
  • Meeting in Brugge
  • MeetKust
  • Meet in Genk
  • Limburg Convention Bureau
  • Namur Congrès Convention Bureau
  •  Zakentoerisme Vlaams-Brabant

In Nederland:

  • Amsterdam
  • Den Haag Convention Bureau
  • Maastricht Convention Bureau
  • Gelderland Convention Bureau 
  • Groningen Convention Bureau 
  • Haarlem Convention Bureau
  • Leiden Convention Bureau
  • Rotterdam
  • Utrecht Convention Bureau 
  • Visit Brabant

Photo by Reuben Chew on Unsplash

✓ TIP 4: Durf te vragen.

#DTV of #durftevragen, de hashtag om je vraag online te stellen. Wie heeft een uitstekende ervaring met een professionele cateraar?

Stel de vraag naar je netwerk, online en ook offline.

✓ TIP 5: Ga naar specifieke netwerk events (in de event sector).

Abonneer je op nieuwsbrieven en blijf op de hoogte van specieke beurzen en evenementen in de evenementensector.

Om een aantal op te noemen, denk ik aan:

Vakbeurzen:

  • Best Of Events International
  • EventSummit 2019
  • Festivak 2019
  • CUE 2020
  • IMEX internationaal
  • IBTM internationaal

Vakorganisaties: 

  • BESA Belgische vereniging voor toeleveranciers van evenementen.
  • Eventplatform in Nederland
  • FEBELUX (België)
  • Genootschap voor Eventmanagers (Nederland)

Media (partners) die events organiseren:

  • Eventonline event
  • BBT Online workshops
  • Eventbranche 
  • MPI (Meeting Professional International) 

Vul deze lijst gerust hieronder aan, hieronder in de comments.

Photo by rawpixel on Unsplash

* * * * * * * * * *

Korte samenvatting van deze 5 tips om je ideale professionele (event-) leverancier te vinden

TIP 1. ZOEK ONLINE. 

TIP 2. VRAAG VERSCHILLENDE OFFERTEN AAN. 

TIP 3. SCHAKEL EEN CONVENTIE BUREAU IN.

TIP 4. DURF TE VRAGEN. 

TIP 5. GA NAAR SPECIFIEKE NETWERK EVENTS (IN DE EVENEMENTEN SECTOR)

* * * * * * * * * *

Together Strong. Ik geloof heel sterk in het principe van GEVEN. Om ieder van je te bedanken voor je reactie en als NetwerkSTER & Miss Connector, beloon ik je graag met een GRATIS E-BOOK om te netwerken als een professional: "Een Praktische Gids om Offline te Netwerken" (ter waarde van € 49,00). >> Vraag deze hier gratis aan.

Hartelijk dank voor jouw tijd! Met plezier kijk ik uit naar jouw reactie.

Jouw boodschap, online & offline, sprankelend ✨ communiceren.

Met sprankelende groetjes,

BLOG | 5 Tips om de juiste eventleverancier(s) te vinden

Meer items

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

{{ newsletter_message }}

x

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x