BLOG | 5 Redenen om je evenement uit te besteden

Allrighty, je bent bezig met de organisatie van een evenement en ondertussen heb je een aantal leveranciers gevonden.

Maar..  wat is een bepaalde dienst nu waard? Welke leverancier kiezen? Welke kwaliteit wordt gegarandeerd? Hoe breng je nu al die elementen samen bij elkaar?

Je kan zelf alle opties uitdokteren in de hoop een juiste keuze te maken.

Of je neemt een event coach, eventplanner of evenementenbureau onder de arm.

Een aantal factoren kan je afwegen om een evenement al dan niet uit te besteden, zoals:

  • de grootte en complexiteit van het evenement;
  • benodigde organisatietijd (en dat is altijd meer dan je denkt);
  • beschikbare tijd (altijd minder dan je denkt) van alle betrokken organisatoren;
  • beschikbare budget;
  • beschikbare know-how, kennis, ervaring, expertise; 
  •  ..

* * * * * * * * * *

Welke indruk wens je met jouw evenement achter te laten?

* * * * * * * * * *

Tijd, kennis, geld.. Een gebrek aan één van deze 3 komt een evenement niet ten goede. Ik deel daarom graag 5 redenen met je om je bedrijfsevenement eventueel uit te besteden:

REDEN #1. Tijd 

Er zijn ontzettend veel details waarmee je rekening moet houden bij het plannen van een succesvol evenement. Meestal wordt deze tijd onderschat.. Hoeveel manuren gaan er niet naar opzoekingen, offerte aanvragen en opvolgen, berekeningen, afstemmen met uiteenlopende leveranciers gaande van sprekers, locatie, Audio-Visueel bedrijf, entertainment, communicatieteam, contracten tot locatiebezoeken… Op verschillende momenten dienen knopen doorgehakt te worden. 

In plaats van je personeel extra te belasten, besteed (een deel van) het evenement professioneel uit. 

Afhankelijk van de grootte en complexiteit van je evenement, zijn er verschillende opties: 

Ofwel besteed je jouw complex evenement uit aan een groot, bekend evenementenbureau of MICE*-agentschap, ofwel klop je aan bij een boutique evenementenorganisator, ofwel neem je een zelfstandige evenementenmanager onder de arm.

*MICE staat voor Meetings, Incentives, Conferences, Events/Exhibitions

Foto: Nick De Partee - Unsplash

REDEN #2. Toegevoegde waarde

Een eventprofessional beschikt over een netwerk van uiteenlopende professionele leveranciers en heeft hierdoor relaties opgebouwd met de beste hotels, congrescentra, cateraars, sprekers, entertainment, audio/visuele bedrijven, … Hierdoor verkrijgen ze soms betere deals en alleszins professionele diensten.

De core business van een evenementenbureau/eventplanner is het organiseren van evenementen, dus ze leggen 100% focus op de organisatie van jouw evenement.

REDEN #3. Ervaring

Evenementenplanners weten precies welke verschillende factoren een weerslag kunnen hebben op het welslagen van een evenement.

Ze beschikken over de nodige expertise om oplossingsgericht te denken. Ze hebben uiteenlopende ideeën en kennen de beste praktijken uit het vak. Ze blijven steeds up-to-date met de laatste technologische nieuwigheden en trends.

Daarenboven heb je iemand helemaal onafhankelijk die met een frisse, nieuwe kijk en ideeën jouw evenement naar een hoger niveau tilt.

Foto: Marcela Laskoski - Unsplash

REDEN #4. Professionaliteit

Als gastheer/-vrouw richt je jouw focus op jouw rol als gastheer/-vrouw. Wat er zich achter de schermen afspeelt, mag je volledig loslaten. 

Eventplanners lijken geboren met specifieke vaardigheden:

  • ze hebben oog voor detail
  • ze zijn een krak in organiseren
  • ze zijn sociaal vaardig
  • ze zijn flexibel
  • ze denken oplossingsgericht
  • ze zijn creatief
  • ze hebben alles gezien
  • ze geraken niet snel in paniek 

Overweeg de kosten en het verlies van imago bij een evenement dat niet vlot verloopt..

De gevolgen zijn zeer groot, gaande van verlies van omzet, klanten en toekomstige activiteiten.

Foto: Pablo Heimplatz - Unsplash

REDEN #5. Gemoedsrust

Vol vertrouwen in de evenementenorganisatie, heb je alle aandacht en tijd voor jouw gasten. Om ze warm te onthalen, om te netwerken en zaken te doen, ..

* * * * * * * * * *

Korte samenvatting van de 5 redenen om je evenement uit te besteden: 

REDEN #1. Tijd

REDEN #2. Toegevoegde waarde

REDEN #3. Ervaring

REDEN #4. Professionaliteit

REDEN #5. Gemoedsrust

* * * * * * * * * *

Hartelijk dank voor jouw tijd! Met plezier kijk ik uit naar jouw reactie.

Jouw boodschap, online & offline, sprankelend ✨ communiceren.

Met sprankelende groetjes,

BLOG | 5 Redenen om je evenement uit te besteden

Meer items

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

{{ newsletter_message }}

x

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x